5 Tips Efisien Mengelola Email

Jika Anda orang yang sibuk dan selalu terkoneksi dengan internet, lengkap dengan gadget-gadget canggih, maka email menjadi suatu hal yang cukup mengganggu. Sebentar-sebentar smartphone Anda berbunyi, tablet pun penuh notifikasi email, demikian juga laptop. Dalam sehari, rata-rata orang menerima 100 email per hari. Wow, bagaimana agar email yang Anda terima bisa tetap terpantau secara efektif? Ini ada 5 tips sederhana:

1. Tetapkan waktu

Menurut laporan McKinsey Global Institute  rata-rata orang menghabiskan 28% waktunya untuk menulis, membaca, dan membalas email. Kebanyakan lebih dari itu, dan sangat tidak efektif. Coba untuk membatasi waktu dalam mengelola email, sehingga Anda bisa fokus pada email sesuai prioritas, dan tidak membuang waktu sia-sia merespon email yang kurang penting. Misalnya atur untuk memeriksa email selama 15 menit setiap 2 jam.

2. Kenali etika

Dengan paham etika berkirim email, akan menghemat waktu dan membuat berkirim email lebih efisien. Misalnya tidak selalu menyertakan lampiran berat, paham kapan harus “Reply All” atau tidak, kapan harus cc ke orang yang tepat, dan seterusnya. Tentu Anda akan kesal jika di-cc pesan yang tidak penting untuk dibaca bukan? Maka jangan lakukan itu ke orang lain.

3. Lihat prioritas

Jangan terlalu tenggelam mengurusi email-email yang kurang urgent. Lihat mana yang menjadi prioritas. Misalnya saat mendekati deadline kerja, tentu email berisi joke dari teman bukan prioritas. Tak semua email layak direspon, apalagi ketika setiap hari Anda dibombardir ratusan email, yang bisa saja banyak spam atau tawaran bisnis kurang penting.

4. Jangan asal mendaftar

Kadang di sela kesibukan, datang email-email penawaran diskon atau undian berhadiah yang menggiurkan. Tanpa sadar atau karena terburu-buru, Anda mengklik “Yes” atau justru mendaftar ke suatu layanan berlangganan. Maka esoknya berdatanganlah emai-email spam lain yang jauh lebih banyak. Amati baik-baik sebuah email yang datang atau amati aturan main suatu situs di mana Anda mendaftar. Bisa jadi itu adalah “undangan” agar spam membanjiri email Anda.

5. Jangan buka email dua kali

Email yang sama, sebisa mungkin jangan dibuka lagi. Ini sering terjadi tanpa sengaja. Jika email itu tidak penting, lebih baik hapus saja, atau tandai itu sudah dibaca. Membaca satu email dua kali hanya membuang waktu dan sangat tidak efektif.

diambil dari :

http://ictwatch.com/internetsehat/2012/08/07/5-tips-efisien-mengelola-email/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s