6 Cara Hindari “Kecelakaan” Kirim Email

Email memang sangat membantu kita berkomunikasi. Cukup beberapa klik saja, pesan sepanjang apapun dapat tiba daam hitungan detik ke orang yang kita tuju, tanpa kenal jarak. Masalahnya, sering terjadi kesalahan dalah mengetik pesan, dan sudah terlanjur dikirim.

Jika itu surat biasa, sebelum dikirim kita kita bisa membaca ulang dulu, dan ada banyak waktu untuk memutuskan apakah jadi dikirim atau tidak.  Jika ternyata surat itu tidak sesuai, dapat kita musnahkan begitu saja. Bagaimana dengan email? Karena prosesnya yang mudah dan cepat, kerap terjadi kita terburu-buru mengklik tombol “Send” sebelum sempat membaca ulang. Kalau ternyata ada kesalahan fatal, kita tinggal menyesalinya, sebab sudah terlanjur terkirim.

Bagaimana agar “kecelakaan” itu tidak terjadi? Berikut ada 6 langkah yang bisa diikuti:

1. Baca emailmu dengan suara

Dengan membaca email yang sudah kita ketik menggunakan suara, maka intonasinya akan terasa. Pembaca pesan kita biasanya lebih menangkap intonasi dalam pesan tertulis daripada si penulisnya. Maka bayangkan bahwa Anda lah si penerima pesan tersebut. Jika intonasinya terdengar agresif, lebih baik revisi kembali kalimat atau kata-kata tertentu agar terbaca lebih ramah.

2. Jangan lakukan penghinaan

Saat emosi, kita kerap tidak sadar melakukan penghinaan atau merendahkan orang tertentu. Ini bisa menjadi sumber masalah jika si penerima email tidak terima dan mengadukan ke orang lain. Usahakan email Anda tidak mengandung hal semacam itu.

3. Hindari salah kirim

Jangan ketikkan alamat email tujuan sebelum Anda selesaikan seluruh pesan secara lengkap. Sebab sering terjadi orang tidak sengaja mengklik “Send”, dan ini bisa berakibat email terkirim padahal pesan belum selesai atau belum sempat diedit.

4. Tenangkan diri

Ada saatnya kita menggebu-gebu mengirim pesan atau melontarkan usulan melalui email. Coba tenangkan diri dulu, dan pikir baik-baik apakah memang pesan atau ide itu  cukup pantas disampaikan ke pihak lain.

5. Apakah cocok untuk disampaikan di email?

Tidak semua pesan pantas disampaikan melalui email. Misalnya saja kabar duka cita, atau hal-hal sensitif lain yang memerlukan ekspresi emosi tertentu. Pesan seperti itu lebih cocok untuk dikomunikasikan melalui telepon atau secara langsung.

6. Perlukan ditulis semua?

Banyak komunikasi melalui email yang kurang efektif akibat kita menulis terlalu panjang. Akhirnya justru pesan utama yang ingin disampaikan, tidak ditangkap oleh si penerima. Orang tidak selalu punya waktu untuk membaca email yang panjang. Maka coba tuliskan hanya garis besarnya saja, agar si penerima tidak bingung dengan maksud Anda.

diambil dari :

http://ictwatch.com/internetsehat/2012/05/28/6-tips-hindari-kecelakaan-kirim-email/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s